Primeramente es necesario tener una idea de qué es un presupuesto y cuál es su papel y relación con el proceso gerencial (aplicable a empresas y a instituciones públicas).
Pocas veces un presupuesto es algo aislado, más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes y programas. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.
Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada en términos financieros de los resultados previstos de un plan, un programa, proyecto o una estrategia. Así, el presupuesto se basa en las metas que se predeterminan (esto es el presupuesto por programas que ahora se orienta a ser por resultados).
A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).
Al definirlo así tampoco se establece límite de tiempo; sí bien por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin también, referirse fácilmente a un solo proyecto. En instituciones públicas se establecen presupuestos anuales (por cada ejercicio fiscal), así como presupuestos multi-anuales cuando la Ley aplicable lo dispone (como en el caso del gobierno del Estado de Sonora).
En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuéstales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.
En las instituciones públicas se utiliza el “Clasificador por objeto del gasto” que establece capítulos, conceptos y partidas, así como el catálogo de cuentas de ingresos que establece las fuentes respectivas.
Ya definido lo que es un presupuesto podemos entrar en el tema principal que es la Administración presupuestaria, la cual la podemos definir como:
“La a técnica que se dedica a organizar, valuar e integrar el sistema de planeación anticipada de un negocio, o ente económico, sea público o privado.”
Con palabras un poco más cotidianas o coloquiales podemos decir que la Administración presupuestaria no es otra cosa más que simular mediante diferentes sistemas o métodos el comportamiento de un ente económico, así como evaluar aspectos que en un momento puedan surgir conforme vaya pasando el tiempo, y se vayan generando dentro de los plazos establecidos.
Se debe tomar en cuenta que para que la planeación a futuro llevada dentro de la administración presupuestal sea válida se tienen que considerar diversos aspectos a corto plazo en relación con el control presupuestal, así como la tendencia de esas mismas cifras en el transcurso del tiempo.
Asimismo tener en cuenta que dicho análisis tendrá que considerar muchos y variados factores tanto internos sobre los que se tiene control, como externos sobre los cuales no se tiene control pero si se puede tomar previsiones.
Para generar un presupuesto es importante saber las características importantes de la organización que se trate (empresa o institución), que se verán reflejados en los estados financieros.
Puesto que presupuestar es la creación de un plan y/o programa consistente para las unidades de una organización, el primer problema que hay que resolver es el de definir las unidades para las cuales se va a preparar el presupuesto, o para cuál departamento se vinculará el presupuesto.
Para entender mejor el párrafo anterior es necesario aclarar que los presupuestos no solamente son a nivel general del ente económico mencionado en un principio, sino que bien pueden ser aplicados a un área en específico o a un proyecto determinado, para lo cual si bien se toma en cuenta el comportamiento de las demás áreas o de los demás movimientos financieros de la organización, se toma como principal objetivo el que se haya marcado en el presupuesto.
Tenemos que mencionar que la administración presupuestal o presupuestaria se inicia llevando un control del presupuesto por su horizonte a corto plazo y de ahí se parte para poder llevar el buen manejo a mediano y a largo plazo.
Bases de la administración presupuestaria
1) PLANEACIÓN,
2) ORGANIZACIÓN,
3) EJECUCIÓN ,
4) DIRECCIÓN Y
5) CONTROL
Planear lo que se quiere hacer (Planeación y Organización)
Para planear lo que se quiere hacer, se tienen que determinar los objetivos y cursos de acción que han de tomarse, seleccionando y evaluando cuál será la mejor opción para el logro de los objetivos propuestos, bajo qué políticas, con qué procedimiento y bajo qué programas.
En este contexto, es importante precisar que se deben establecer metas relacionadas a indicadores de resultados. Por ejemplo: para un indicador de “cobertura” debe establecerse la cantidad-meta (como: 86.5%).
Llevar a cabo lo planeado (Ejecución y Dirección)
a) Organización.- Identifica y enumera las actividades que se requieren para lograr los objetivos.
b) Ejecución.- Llevar a cabo las tareas para el logro de los objetivos.
c) Dirección.- Función encargada de guiar a las personas para alcanzar por medio de su actividad los objetivos y metas propuestos.
Verificar la eficiencia de lo que se hace (Control y Evaluación)
Control de las actividades para saber si se están realizando las acciones (cuándo, dónde y cómo) de acuerdo con los planes y/o programas en que se basan los presupuestos respectivos.
Evaluación de resultados, por períodos (mensual, trimestral y anual), cotejando lo logrado con relación a lo planeado y derivando recomendaciones para la mejora del desempeño o para mantener el buen desempeño en su caso.
CONCLUSIONES
La administración presupuestal es una de las principales herramientas con que cuentan las organizaciones públicas y privadas (y las personas) en la actualidad para poder llevar un control preciso sobre las operaciones que realizan tanto cotidianamente como cuando van a llevar a cabo un proyecto en especial diferente a las actividades que realizan comúnmente, ya sean a corto, mediano o largo plazo; y en base a las proyecciones efectuadas mediante esta herramienta ayudarse en la toma de decisiones para poder evitar en cierta medida y con sus respectivas limitantes los errores al emprender algo.
Quienes han desempeñado funciones directivas de la Administración Presupuestaria y/o Financiera (como es el caso de la suscrita en el ámbito directivo de hospitales y de la administración central del Sector Salud de Sonora), saben bien que es indispensable que todo el personal de la organización que se trate debe conocer y comprender cabalmente la teoría, normas y praxis del tema aquí expuesto.
Agradezco tu atención.
Lic.Olga E. Martínez Gracia
